การทำงานเต็มประสิทธิภาพ

  การทำงานให้เต็มประสิทธิภาพ เป็นพื้นฐานของการก้าวหน้าของชีวิต ยิ่งคนเข้าไปทำงานใหม่ๆ และต้องคุมคนมากๆ ด้วยแล้ว ยิ่งต้องทำให้ตัวเองกระตือรือร้นในการทำงานให้มากขึ้น ผมขอเสนอแนวทางการปรับปรุงตนเองเพื่อให้สามารถทำให้ตัวของคุณเองทำงานได้เต็มประสิทธิภาพครับ...

1. ปรับปรุงการสื่อสารที่ขาดตกบกพร่องให้ดีขึ้น
เรื่องนี้เป็นสิ่งที่คุณควรทำเป็นอันดับแรก หลายๆคนที่ถามในกระทู้ ผมพบว่า ยังไม่ได้สื่อสารให้เจ้าของกิจการ หรือ เจ้านาย รับทราบถึงปัญหาของคุณทั้งหมดอย่างแท้จริง และ ยังไม่ได้ขอคำแนะนำจริงๆจากเจ้าของกิจการ หรือ เจ้านาย ไม่ว่าความไม่พอใจ หรือ ความเคลือบแคลงสงสัยใน ตำแหน่ง หน้าที่ ความรับผิดชอบ และ จุดประสงค์หลักจริงๆในการรับใครเข้ามาทำงาน ก็ตามมักเกิดปัญหาเหล่านี้ ในเมื่อเข้าไปทไงนแล้วยังไม่เข้าใจแนวความคิดของเจ้าของกิจการอย่างถ่องแท้ ก็จะทำให้มีโอกาสก้าวหน้าได้น้อย ดังนั้น สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือคุยกับเจ้านายคุณให้มากขึ้น เพราะการพูดคุยเป็นการสื่อสารแบบสองทาง เป็นหาทางทำให้เข้าใจซึ่งกันและกัน และ สิ่งที่มากกว่านั้นคือ คุณสามารถสอบถามข้อสงสัย หรือ สังเกตลักษณะการตอบ รวมทั้ง ภาษากาย ที่แสดงออกมาได้ด้วย แต่อย่าลดการเขียนรายงานให้เจ้านายคุณ เพราะนั่นก็เป็นอีกหนทางนึงในการสื่อสารเช่นกัน

หากคุณเป็นคนที่มีมนุษยสัมพันธ์ดี ก็ จงใช้เรื่องดีของคุณให้เป็นประโยชน์ โดยการพูดคุย และ ปรับเปลี่ยนตนเองให้เป็นหนึ่งเดียวกับคนเก่า สิ่งหนึ่งที่การทำงานที่ใช้คนทำต้องมีคือ บารมี การที่คุณเข้าใหม่แล้วไม่ได้การยอมรับ หรือ การที่คนเก่ามีบารมีมากกว่าคุณนั้นเป็นเรื่องปกติ ซึ่งผมเห็นว่า คุณคงต้องสร้างสิ่งเหล่านี้ขึ้นมาเองเพื่อรองรับการทำงานของคุณในอนาคตด้วย ผมไม่ได้บอกให้คุณข่มใครต่อใคร แต่ให้คุณเลือกใช้ พระคุณ มากกว่า พระเดช แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะไม่ใช้พระเดชเลย คุณก็ยังต้องใช้พระเดชในกรณีที่หนักหนาสาหัส หรือ ต้องตัดสินใจทำเรื่องใดๆลงไปเช่นกัน

การบริหารคนหมู่มาก ต้องบริหาร Keyman ให้เป็น ซึ่ง Keyman แต่ละคน จะช่วยคุณบริหารกลุ่มคนงานในกลุ่มต่างๆได้เอง ซึ่งผมว่าคุณเห็น Keyman ของกิจการนี้แล้วหละ แต่ผมเน้นว่า ยังมี Keyman ที่ระดับต่างๆกันด้วย คุณเคยพูดคุยอย่างเป็นทางการกับ Keyman เหล่านี้บ้างหรือไม่ อย่าเอาเรื่องวุฒิของลูกน้องและของคุณมาสร้างจุดที่แตกต่างของคุณ เพราะ เขาก็จะเอาเรื่องระยะเวลาในการทำงานที่นี่มาเป็นจุดที่สร้างความแตกต่างระหว่างคุณกับเขาเช่นกัน ซึ่งงานที่ใช้คนทำงานนั้น ประสบการณ์สำคัญกว่าวุฒิ มากมายนัก ซึ่ง ประสบการณ์ 1 ปี มันอาจจะมากกว่า การเรียนทฤษฎี 1 ปี เสียอีก

นอกจาก Keyman ที่คุณต้องคุยและทำความเข้าใจเขาทั้งหลายแล้ว คุณยังต้องเข้าใจพนักงานในโครงข่ายสายงานของคุณให้มากที่สุด โดยวิเคราะห์ความเป็นไป และ วัฒนะธรรมของเขาเหล่านั้น ว่ามีจุดร่วมใด พฤติกรรมใดที่เป็นแนวทางในการทำธุรกิจนี้ ดังนั้น การพูดคุยกับคนงานระดับต่างๆ จึงหนีไม่พ้นกับคนที่ต้องการก้าวไปสู่ผู้นำตัวจริง เพื่อให้ได้รับรู้ความเป็นไปของการทำงานโดยรวมขององค์กร จุดหนึ่งที่คุณอาจจะคิดไม่ถึง คือ พนักงานระดับล่างสุด จะเป็นคนที่ให้ข้อมูลต่างๆที่เกิดขึ้นกับคุณมากที่สุด เช่น พนักงานทำความสะอาด พนักงานขับรถ หรือ แม้นกระทั่งพนักงานที่ทำงานระดับล่าง คุณจะแปลกใจว่า สิ่งที่เขาเหล่านั้นพูด คือสิ่งที่เป็นจุดดำขององค์กรที่เจ้าของหรือ ผู้บริหารระดับสูงมองข้าม แล้วเอาเรื่องเหล่านั้นมาปรับปรุงให้ดีขึ้น นั่นจะทำให้องค์กรของคุณที่คุณทำอยู่ดีขึ้นด้วย และ จะไม่มีปัญหาในอนาคตอีกด้วย ("แก้ปัญหาก่อนที่จะมีปัญหาเกิดขึ้น")

สิ่งต่างๆที่คุณเรียนรู้จากการพูดคุยกับคนระดับต่างๆมานั้น คุณลองมาเขียนขึ้นมาดูสิ มันมีอะไรหลายๆอย่างที่เหมือนกันในแต่ละคน และ อะไรอีกหลายๆอย่างที่ทำให้คนๆนั้น โดดเด่นในสายงานที่ทำ และ คุณจะเห็นวัฒนธรรมองค์กรของคุณว่า จริงๆแล้วเป็นเช่นใดด้วย

2. การเรียนรู้งานที่รับมอบหมาย
การเข้าทำงานในที่ใหม่ หรือ การรับช่วงงานของระบบใดก็ตาม การเรียนรู้งานให้ลึกซึ้งนั้นเป็นสิ่งที่ต้องทำ และ สิ่งหนึ่งที่ควรทำ เพื่อให้เราทำงานได้ประสบความสำเร็จในระยะยาว คือ การเขียนระบบงานออกมาเป็นรูปธรรม การวิเคราะห์ความเป็นไปในปัจจุบัน ผังโครงสร้างองค์กร และ ผังการทำงานของระบบงาน สิ่งเหล่านี้ คุณต้องสร้างมันขึ้นมาจากการเรียนรู้ที่คุณได้รับ เมื่อคุณสามารถจับระบบงานมาลงกระดาษได้ คุณจะเห็นภาพรวมขององค์กรว่าเป็นเช่นใด จะปรับปรุงส่วนใด หรือ จัดการงานเรื่องใดนั้น จะเป็นเรื่องง่ายเข้า โดยใช้หลักการวิเคราะห์จากการจับคู่ของสิ่งต่างๆ การจัดระบบงานในส่วนต่างๆให้ดีขึ้น เปรียบเทียบงานต่างๆว่าควรมีปริมาณ และ คุณภาพเช่นใด การเรียนรู้ไม่ใช่เพียงว่า งานในปัจจุบันเป็นเช่นใด แต่คุณต้องมีแนวทางในการสร้างงานที่ทำให้ดีกว่าในปัจจุบัน แต่ต้องค่อยเป็นค่อยไป เช่นกัน ไม่มีใครยอมรับการเปลี่ยนแปลงในคราเดียว

เมื่อคุณได้ผังรูปแบบการทำงาน และ องค์กร คุณค่อยเอากระดาษที่คุณคิดได้นั้น ไปนำเสนอเจ้าของกิจการอีกทีหนึ่งเพื่อให้เขาได้รับทราบถึงการทำงานปัจจุบัน และ แนวทางที่คุณจะทำให้อนาคต มันดูเหมือนง่ายๆจากคำพูดหรือตัวหนังสือ แต่ความเป็นจริง ต้องใช้วิธีคิดและประสบการณ์ต่างๆมากมายมาประกอบ

นอกจากงานที่ต้องเรียนรู้ การเรียนรู้คนและระบบงาน ก็ต้องทำไปพร้อมกัน รวมทั้ง การเรียนรู้ลูกค้าของธุรกิจที่คุณดูแลอยู่ เรียนรู้การสั่งงานจากเจ้านายคุณ เรียนรู้วิธีการทำงานที่ดีกว่าเพื่อนำมาประยุกต์ให้เข้ากับงานที่ทำ เรียนรู้การบริหารคน บริหารงาน บริหารลูกค้า และ อื่นๆอีกมากมายที่คุณต้องเรียนรู้ มันบอกไม่ได้ว่าคุณต้องเรียนรู้อะไรก่อนหรือหลัง แต่ที่แน่ๆ ผมว่าคุณอยู่ในสถานะการณ์จริง คุณก็ควรที่จะแตกประเด็นออกมาได้ว่า สิ่งที่คุณยังไม่รู้คืออะไร แล้วทำอย่างไรให้รู้ในเรื่องต่างๆเหล่านั้น

3. การคิดและทำให้ระบบงานที่มีนั้นดียิ่งขึ้น
การที่คนใหม่นั้น จะรับผิดชอบงานได้ไม่มากนัก ซึ่งเข้าไปเป็นผู้บริหารหรือรับผิดชอบด้วย ก็จะต้องมีพนักงานในสังกัด และอาจจะต้องรวมการวางแผนการผลิต ต่างๆไว้ครบ สิ่งหนึ่งที่ผมอยากให้คุณทำให้มันสำเร็จเป็นอย่างๆที่เจ้าของกิจการหรือเจ้านายให้งานคุณมา คือการทำให้งานที่คุณรับผิดชอบนั้น มีประสิทธิภาพให้มากที่สุด คุณต้องเข้าใจว่า ธุรกิจทุกธุรกิจต้องการกำไรให้มากที่สุด ซึ่งต้องลดค่าใช้จ่าย และค่าใช้จ่ายที่สูงที่สุดก็คือค่าจ้างแรงงาน ดังนั้น การใช้งานคนอย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นสิ่งที่คุณต้องทำให้มากที่สุดด้วย และ จะเป็นปัญหาใหญ่ที่สุดเช่นกันสำหรับคุณด้วย...

ผมแจงงานของคุณออกใน 1 Order อาจจะเป็น 1 สินค้า ซึ่ง 1 สินค้าอาจจะต้องทำหลายๆขั้นตอน การทำงานของคนทั่วไปคิดว่า การทำทั้งหมดให้เสร็จไปเลยทีเดียวนั้นทำให้ไม่ยุ่งยาก แต่จากประสบการณ์ของผมพบว่า การทำทีละขั้นตอน โดยการรุมคนเข้าทำงานในชิ้นนั้นๆ จะทำให้ได้งานปริมาณที่มากขึ้น คุณภาพดีกว่า ในเวลาเท่ากัน เพราะ งานที่ทำแต่ละขั้นตอน จะถูกการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นในตัวเอง และ ทำให้การรองาน ลดลง สิ่งที่คุณต้องทำให้ได้คือ การหาว่า การทำงานในสินค้าแต่ละชิ้นมีขั้นตอนการทำงานอย่างไร เพื่อที่จะปรับให้การทำงานนั้น เป็นแบบอุตสาหกรรม ทำให้เหมือนโรงงานทำกันไปเลย แล้วขั้นตอนแต่ละขั้นตอนของแต่ละชิ้นงานนั้นใช้เวลาเท่าใด คุณก็จะสามารถคำนวนหาออกมาได้ว่า คุณต้องใช้คนงานกี่คน ในเวลากี่วัน ในการทำงานชุดนี้ แล้ว เผื่อเวลาสัก 20-30% คุณก็จะสามารถวาแผนการผลิตได้ไม่คลาดเคลื่อนสักเท่าใด เมื่อคุณทำมากขึ้นหลายๆงาน คุณก็จะมีแนวทางในการปรับปรุงสูตรการผลิตขึ้นมาด้วยเช่นกัน

ทั้งนี้การวางแผนอย่างเดียวจะไม่มีผลเลยหากไม่มีการกระทำ ดังนั้นเมื่อวางแผนงานมาแล้ว คุณต้องแจ้งให้พนักงานในสายงานรับทราบถึงการทำงาน ระยะเวลาในการทำงาน และ ผลงานของเขาว่า เขาแต่ละคนมีผลงานมากน้อยเพียงใด ลองใช้ระบบ KPI เข้ามาทำให้การทำงานดีขึ้นสิ ลองไปอ่านกระทู้ของ คุณหัวหน้างานดู นั่นเป็นลักษณะงานอย่างเดียวกับค

               โดย วิบูลย์ จุง : Wiboon Joong (wbj)                  

  somsakksn/กศน.อำเภอผาขาว/อ้างอิงจากคุณวิบูลย์ จุง